Zmiany w organizacji to temat rzeka. Często się zdarza, że ci, którzy mają je wdrażać, dowiadują się o nich ostatni, czasem nie rozumieją ich sensu, nie są brani pod uwagę w procesie decyzyjnym. Oto 5 barier, które mogą blokować zmiany z poziomu zespołów.
1. Bariera informacyjna
To bariera podstawowa. Brak informacji rodzi brak zaufania, powoduje domysły, plotki, strach, snucie czarnych scenariuszy.
Jak ją pokonać?
Jako menedżer powinieneś przede wszystkim odpowiednio przygotować zespół na zmianę, nawet jeśli pomysł z góry zaskoczył nawet Ciebie. Informacja od Ciebie powinna zawierać 5 punktów:
- Dlaczego wprowadzamy zmianę?
- Co się zmieni?
- Jak będzie wyglądać wdrożenie?
- Kto podjął decyzję i kto będzie ich wspierał?
- Jakie korzyści przyniesie zmiana?
2. Bariera poznawcza
Ta bariera polega na niezrozumieniu istoty i sensu zmiany, tego, jak wpłynie na nas i na naszą codzienność, w jaki sposób będzie nas dotyczyć. Ta bariera wynika z bariery pierwszej, niedoinformowania. Najłatwiej więc po prostu nie dopuścić do jej powstania przez wyczerpujące udzielenie informacji, a następnie sprawdzenie, czy zostały one zrozumiane.
Jak ją pokonać?
Dobrym rozwiązaniem będzie stworzenie krótkiej ankiety, by sprawdzić, czy pracownicy na pewno zrozumieli cel zmiany i jej wpływ na ich przyszłą pracę. Przykładowe pytania do ankiety:
- W jakim stopniu zmiana dotyczy Ciebie i Twojego stanowiska?
- Dlaczego Twoim zdaniem wdrożono zmianę?
- Jak zmiana zmieni Twoją pracę?
Osobiście rekomenduję jednak raczej rozmowy 1 to 1 z pracownikami i wysłuchanie ich pytań oraz wątpliwości.
3. Bariera motywacyjna
Polega ona po prostu na niechęci do zmiany. Niechęć ta ma dwa źródła: pierwsze wynika z poczucia zagrożenia własnych interesów, obawą o utratę stanowiska albo pozycji w firmie, drugie z niezgody na zmianę lub koszt, jaki ze sobą niesie.
Jak ją pokonać?
Przekonać pracowników, że zmiana przyniesie korzyść wszystkim. W przełamywaniu bariery informacyjnej potrzebne są argumenty racjonalne, do pokonania bariery motywacyjnej trzeba sięgnąć po argumenty emocjonalne, odnieść się do obaw, jakie ma zespół. Warto sięgać w takim momencie po figury retoryczne (notatki z odcinka na ten temat znajdziesz tutaj), a w trakcie wdrażania zmiany nagradzać pozytywne zachowania wg. nowych standardów.
4. Bariera kompetencyjna
Kiedy zmienia się dotychczasowy sposób działania, powstaje luka kompetencyjna. Członkowie zespołu latami pracowali nad swoimi kompetencjami, a teraz muszą działać w inny sposób, ich wiedza w części nie jest już potrzebna. Starsi pracownicy mogą nawet utracić status mentorów, kiedy okaże się, że więcej wiedzy posiadają teraz ich młodsi stażem (i wiekiem) współpracownicy. To budzi naturalny opór.
Jak ją pokonać?
Przede wszystkim wspierać pracowników, żeby nie czuli się samotni w nowej sytuacji. Zaplanować szkolenia, coaching, mentoring, mastermind, jednym słowem: zadbać o nabycie nowych kompetencji przez członków zespołu.
5. Bariera systemowa
Jak sama nazwa wskazuje, problemem w tym przypadku jest system, organizacja. Pracownicy zaakceptowali zmianę, chcą ją wprowadzić w życie, ale nie mają do tego odpowiednich narzędzi. Czują więc, że ich wysiłki idą na marne, a dodatkowo ich problemy utwierdzają przeciwników zmiany w słuszności oporu.
Jak ją pokonać?
Przeanalizować przeszkody i zniwelować je. Łączyć razem priorytety różnych działów, kruszyć beton silosów, uzależniać premie nie tylko od wyników jednego działu ale od wyników połączonych sił.
Tyle teorii - jeśli chcesz poznać też praktyczną stronę pokonywania barier przed zmianą, zapraszam po przykłady z życia do podcastu Szkoła Menedżerów na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
