Chcesz wiedzieć, jak zwiększyć efektywność osobistą, poprawić koncentrację, nabrać energii i wyrównać tym samym work-life balance? Potrzebujesz zatem skupić się na minimalizacji zasobów, maksymalizacji rezultatów albo jednym i drugim. O tym właśnie przeczytasz w tym tekście - o zwiększeniu efektywności, czyli o tym, jak osiągnąć jak najlepsze rezultaty możliwie najmniejszym nakładem pracy.
1. Prawo Pareto - ustal swoje priorytety
W tej zasadzie główną rolę odgrywa proporcja 80:20. 80% dochodów przynosi firmie 20% kluczowych klientów, 20% błędów produkcji generuje 80% braków itp. 20% najważniejszych działań odpowiada za 80% rezultatów - trzeba zweryfikować swoje codzienne działania pod tym kątem. I na odwrót - które z Twoich 20% działań generuje 80% problemów? Kiedy już je wyróżnisz, skup się na tych 20% najbardziej efektywnych działań, a pozostałe, w miarę możliwości, deleguj.
2. Prawo Murphy`ego - co może pójść źle, pójdzie źle
Prawo Murphy`ego może nieco przygnębiać, ale chodzi w nim po prostu o umiejętność spojrzenia w przyszłość i oszacowania możliwych niepowodzeń celem minimalizacji strat. W życiu zdarzają się potknięcia i trzeba brać je pod uwagę przy planowaniu zadań. Nie chodzi o to, by się zamartwiać na zapas, ale o to, by przygotować plan B, np. zrobić coś wcześniej albo przeciwdziałać możliwym niepowodzeniom.
3. Prawo Parkinsona - zaplanuj swój czas
Wg Parkinsona praca rozszerza się, zajmując cały dostępny czas, czyli ile czasu na nią zaplanujesz, tyle czasu Ci zajmie. Jeśli zaplanujesz godzinne spotkanie, spędzisz na nim godzinę, chociaż sprawę można omówić w 30 minut. Nie myśl kategoriami: Ile czasu mam na wykonanie zadania? Tylko pomyśl, ile czasu faktycznie potrzebujesz.
4. Prawo Illicha - pilnuj wydajności
Zasada Illicha mówi, że powyżej pewnego progu wydajność spada tak, że może osiągnąć wartość ujemną. Zbyt długi czas pracy powoduje spadek efektywności, a nawet jej całkowite zablokowanie. Kluczem do uzyskania efektywności osobistej jest odpowiednie zaplanowanie przerw i odpoczynku. Nawet jeśli nie uda Ci się skończyć zadania w ciągu jednego etapu, warto chwilę odpocząć i powrócić do przerwanej czynności. Podziel czas pracy na 30-minutowe odcinki: 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Warto ustawić sobie timer i po prostu przerwać pracę, kiedy odezwie się dzwonek.
5. Prawo Carlsona - zaplanuj swoje działania
Prawo to polega na optymalnym podziale zadań i planowaniu pracy tak, by odpowiednio grupować poszczególne czynności i podobne zadania wykonywać w tym samym przedziale czasowym. Mamy czas mocowania i “godzinę spokoju”. Mocowanie to wykonywanie powtarzalnych czynności w jednym ciągu czasowym np. odpisanie na wszystkie maile pod rząd przez 2 godziny dziennie, na początku dnia pracy i na koniec. Z kolei godzina spokoju to czas (niekoniecznie godzina), kiedy niwelujesz bodźce (powiadomienia, telefony) i skupiasz się na konkretnym zadaniu.
6. Prawo Laborita
Mamy tendencję do spędzania większej ilości czasu nad zadaniami łatwymi niż nad trudnymi. Bo pracuje się lżej, lepiej. Nasz gadzi mózg dba o to, byśmy się nadto nie przemęczali, ale na naszą efektywność wpływa to negatywnie, bo dla efektywności zazwyczaj kluczowe są zadania trudne, wymagające więcej wysiłku. A Ty co robisz po przyjściu do biura? Siadasz do trudnego zadania? No właśnie. A powinieneś zacząć od trudnych rzeczy, które pochłaniają najwięcej energii. Kluczem jest odpowiedni podział pracy - patrz prawo Carlsona.
Wszystkie wymienione prawa łączy jedno - wnikliwe przyjrzenie się swoim obowiązkom, pogrupowanie ich i odpowiednie rozplanowanie. Teoretycznie łatwe, w praktyce mniej, ale jak najbardziej wykonalne. Jeśli je wdrożysz w codzienną pracę, zapewniam Cię, że Twoja efektywność osobista wzrośnie, a zmęczenie i poirytowanie zmaleje. Po więcej informacji na temat praw efektywności zapraszam do mojego podcastu na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
