Są różne metody rozwiązywania problemów, które z pewnością znacie jako menedżerowie. W tym artykule chciałabym jednak pokazać Wam, jak rozwiązać problem bez głębokich analiz, a poprzez poszukiwanie pozytywnych wyjątków.
O co właściwie chodzi?
W 1990 roku Jerry Sternin otrzymał ważne ale bardzo trudne zadanie - wprowadzenie zmian w kwestii niedożywienia dzieci w Wietnamie. Plan był ambitny, niestety nie miał środków finansowych na jego realizację. Wiedział, co jest przyczyną niedożywienia: ubóstwo, choroby, problemy sanitarne, brak edukacji.
Jednak podczas swojej podróży po tym kraju spotykał nieliczne dzieci w lepszym stanie zdrowia. Zaczął więc obserwować praktyki stosowane w ich rodzinach. Dzieci lepiej odżywione jadły taką samą ilość pokarmu, ale częściej. W dodatku ich matki częściej dodawały im do ryżu owoce morza, nawet w niewielkich ilościach. Inne dzieci jadły tylko ryż, ponieważ istniało przekonanie, że owoce morza szkodzą dzieciom. Wystarczyło więc podpatrzyć dobre praktyki, żeby móc przekazać je innym rodzinom, by te mogły bez większego wysiłku i większej ilości pieniędzy lepiej karmić swoje dzieci.
Jak rozwiązać problem pozytywnym wyjątkiem?
Przykład Jerry`ego doskonale obrazuje, na czym polega rozwiązywanie problemów za pomocą pozytywnych wyjątków. Nie chodzi w nim o szukanie i analizę przyczyn problemu, ale na odnalezieniu przykładów, w których problem nie występuje albo udało się go pokonać. Jak to wygląda w praktyce?
- Odnalezienie osób, które odnoszą sukcesy pomimo trudnych warunków
- Identyfikacja konkretnych zachowań, które łączą te osoby
- Modelowanie pozostałych zachowań według wzorów, które zwobserwowaliśmy i wprowadzenie ich w życie
Ważne jest, żeby obserwowane zachowania pochodziły z naszego zespołu, naszej organizacji. Inaczej zadziała omawiany już w wielu innych artykułach mózg gadzi, który każe doszukiwać się przyczyn sukcesu w czynnikach zewnętrznych (W firmie X się da, u nas to niemożliwe!). Istotne jest też to, aby przykłady zachowań modelowych nie były nietypowe
Przykład z życia wzięty
Od teorii przejdźmy do praktyki. Jak to wygląda w moim przypadku? Jakie działania konkretnie podejmuję, jeśli szukam rozwiązania problemów przez pozytywne wyjątki?
Zarządzam controlling. Dokumenty od handlowców nie spływają na czas, co zakłóca pracę księgowych, a dokumenty, które spływają są najczęściej źle opisane. Jest jednak grupa osób w zespole sprzedaży, która od razu przysyła dokumenty bez pomyłek. Zaczęłam więc drążyć. I okazało się, że księgowe wysyłają maile przypominające do wszystkich handlowców, więc handlowiec, który otrzymuje maila, wie, że nie jest jedyny. I czuje się usprawiedliwiony.
Ja postępowałam inaczej, podejmowałam działania indywidualne. Wysyłałam imienne maile do każdego, używałam formy "Ty", a nie "Wy", więc każdy brał moją prośbę do siebie. I wszystkim spóźnialskim dziękowałam, kiedy już wysłali swoje dokumenty. Działało! O 20% zwiększyła się liczba poprawnie wysłanych dokumentów.
Wprowadzanie metody w życie
Jeśli metodę poszukiwania pozytywnych wyjątków chcecie wprowadzać w życie, dobrze jest, żeby osoba mająca problem mogła sama go zauważyć i poprawnie postąpić w przyszłości.
Osoba mająca problem może sama zaobserwować kogoś, kto pracuje na podobnym stanowisku, ma w pracy takie same wyzwania, ale jednak radzi sobie lepiej. Bo praktyczna wiedza, to nie wszystko. Ludzie często wiedzą, jak się zachować, znają techniki, procedury, ale jak przychodzi do konkretów - nie umieją postępować prawidłowo.
Znacie być może terapeutów par po rozwodach czy palących lekarzy - bo rozum to jedno, ale zmiany trzeba umieć przyjmować na poziomie emocji.
Jeśli chcecie poszerzyć swoją wiedzę na ten temat i poznać konkretne przykłady, zapraszam Was do wysłuchania najnowszego odcinka Szkoły Menedżerów na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
Jeszcze tylko małe P.S.: Historia Jerrego z Wietnamu została bardzo fajnie opisana w książce Switch.
