Istnieje 6 funkcji kierowniczych, na których opiera się zarządzanie ludźmi przez lidera. Jedną z tych funkcji jest egzekwowanie poleceń i na nim chciałabym się dzisiaj skupić.
6 funkcji kierowniczych
Przypomnijmy sobie na początek, czym jest wspomniane 6 funkcji kierowniczych. Są to:
- delegowanie
- monitorowanie
- egzekwowanie
- feedback
- motywowanie
- rozwój.
I egzekwowanie traktowane bywa po macoszemu, ponieważ część liderów sądzi, że skoro wydają polecenie, to wystarczy, pracownik ma je wykonać i wykonuje - te osoby nie mają potrzeby, by dodatkowo egzekwować zadania. Druga część liderów z kolei nie otrzymuje tego, co poleciła wykonać i ma problem z tym, by interweniować.
Czym jest egzekwowanie zadań?
Egzekwowanie zaczyna się już na etapie delegowania. A przynajmniej powinno się zaczynać, bo nie zawsze tak jest. Często lider po prostu rzuca polecenie w przelocie, przechodząc koło biurka pracownika czy wysyłając mu wiadomość przez komunikator. Proste polecenie np. “Popraw proszę ofertę dla X”, które pada z ust menedżera (lub spod jego klawiatury), nie zawiera jednak deadline’u. Ustalenie, kiedy zadanie ma być wykonane, to pierwszy krok do jego właściwego wyegzekwowania, bowiem lider często chce mieć zadanie wykonane od ręki, a pracownik skupia się na bieżącej pracy i zadanie wpisuje do kalendarza na następny dzień.
Kolejnym etapem jest zawarcie z pracownikiem kontraktu psychologicznego, po przydzieleniu ma zadania i określeniu, kiedy ma być ono wykonane. Kontrakt psychologiczny to podsumowanie wszystkich ustaleń związanych z wykonaniem zadania: co, kiedy, przez kogo, w jakim terminie. Pracownik potwierdzając kontrakt czuje się zobowiązany do wykonania zadania, a nie wywiązując się z umowy, nadszarpnie Wasze wzajemne zaufanie.
Egzekwowanie zadań i co dalej?
Zadanie zostało zlecone, kontrakt został zawarty, nadchodzi deadline, a zadania nie ma. W takim wypadku należy zacząć od jak najszybszej interwencji, np. jeśli pracownik miał czas do końca dnia we wtorek, to reagujemy w środę rano. Informację taką można przekazać w dowolnej formie, ustnie lub mailem, ważne jest by to zrobić, a także ponowić prośbę oraz wyznaczyć nowy deadline, tym razem znacznie krótszy - np. za godzinę, dzisiaj do 11:00.
Ta konsekwencja jest istotna, ponieważ pokazuje pracownikowi, że lider poważnie podchodzi do zawartych umów i jeśli pracownik zobowiązał się dostarczyć zadanie w terminie, to lider będzie tego od niego naprawdę oczekiwał.
Jeśli mimo wszystko zadanie nie zostanie wykonane, konieczna jest osobista interwencja: spotkanie, telefon. To również moment na to, by zapytać o powody niewywiązania się z zadania.
Wyzwanie dla menedżera
W dzisiejszych organizacjach pracownicy często oprócz stałego przełożonego, lidera działu czy zespołu, mają także menedżerów międzydziałowych projektów - czyli mamy do czynienia z zarządzaniem matrycowym. Pracownik może więc usprawiedliwiać się, że miał inne zadanie do wykonania i nie zdążył zrobić nic dla nas, co więcej, wcale nie musi kłamać.
W takiej sytuacji powinniśmy podjąć dwa działania. Pierwsze, to upewnienie się, czy pracownik nie jest przeciążony obowiązkami, drugie to rozmowa z przełożonymi pracownika w innych projektach.
A co z egzekwowaniem zadania, które wciąż nie zostało wykonane? Polecam metodę zdartej płyty, aż do konieczności wezwania pracownika na rozmowę dyscyplinującą. Jak to zrobić, jak długo czekać? O szczegółach egzekwowania zadań mówię w najnowszej Szkole Menedżerów na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
