Komunikacja zmiany w organizacji – jak to zrobić?

Zmiana - jedyna pewna rzecz w naszym życiu. Często budzi stres, niechęć albo opór, a przecież bywa konieczna. Zmiana to nasza codzienność, więc dziś zajmiemy się zarządzaniem zmianą z punktu widzenia menedżera. Chcesz wiedzieć, jak komunikować zmianę? Zapraszam, mam dzisiaj dwie sprawdzone metody!

Skąd się bierze opór?

Samochody wyparły dorożki, pralki wyparły pranie w rzece, komputery wyparły liczydła. Może się wydawać, że zmiany powinniśmy przyjmować z otwartością, ale zazwyczaj jest inaczej. Nasz mózg ma część zwaną mózgiem gadzim - to właśnie on jest źródłem ludzkiego oporu przeciw zmianie. Nie ma więc co narzekać na biologię, trzeba umieć sobie z nią poradzić. Nasz mózg nie lubi zmian - strefa komfortu wbrew nazwie może być niekomfortowa, ale jest znana i bezpieczna, dlatego często nie wprowadzamy zmian, które są przez nas oczekiwane i pożądane - np. zmiana pracy na lepszą lub przyjęcie awansu. Za takie podejście odpowiada strefa rozwoju. Trzecia strefa, to strefa paniki, dotycząca zmian z zewnątrz. I ona budzi największy opór.

Dwa sposoby na opór

Skoro już wiadomo, że oporu nie można się pozbyć, powiem Ci, jak sobie z nim radzić. Sposoby są dwa.

1. Zmniejszenie strefy komfortu - polega na tym, że opowiadamy o zmianie w taki sposób, by nie była postrzegana jako wyjście ze strefy komfortu.
2. Przesunięcie zmiany ze strefy paniki do strefy rozwoju - usunąć zmianę z zewnątrz, przesunąć do wewnątrz, zaangażować pracownika w jej projektowanie.

Komunikacja zmiany w organizacji krok po kroku

Komunikacja zmiany w organizacji przez zmniejszenie strefy komfortu odbywa się się 3-etapowo:

1. Technika szczepionki - przygotowanie się do rozmowy, przygotowanie listy najbardziej prawdopodobnych zarzutów i przedstawienie ich
2. Technika faktu dokonanego - informacja o tym, że decyzja została podjęta i zmiana nastąpi
3. Orientacja na działanie - zaangażowanie pracowników w proces wdrażania zmiany, jej planowanie, a nie dyskusję o tym, czy ją w ogóle wprowadzać, bo decyzja zapadła

Jak przesunąć zmianę do strefy rozwoju?

Żeby wypędzić opór ze sfery paniki, trzeba dać pracownikom poczucie sprawczości. Można to zrobić na 2 sposoby:

1. Przede wszystkim musisz zacząć od osób mających najmniejszy opór. Spytaj ich o radę, o to, jak widzą zaistniałą sytuację. Porozmawiaj z zespołem o tym, jak możecie przejść zmianę możliwie najłagodniej, jak ją usprawnić. Spisuj pomysły, udostępnij je zespołowi, a później o nich rozmawiajcie. W ten sposób zespół staje już w obliczu zmiany, ma poczucie bycia jej częścią.
2. Komunikat PTP - Przeszłość, Teraźniejszość, Przyszłość. Najpierw mówisz o przeszłości, ale bez krytykowania jej. Następnie przechodzimy do teraźniejszości - dlaczego jednak zmiana jest konieczna? I na koniec przyszłość - co przyniesie zmiana, jak mają wyglądać kolejne tygodnie czy miesiące?

Budowa komunikatu dotyczącego zmiany

Komunikat informujący o zmianie powinien mieć trzy etapy: złagodzenie ewentualnych negatywnych emocji już na starcie, informacja o zmianie i wdrożenie pracowników we wspólne jej wprowadzenie. Na przykład:

Przez ostatnie lata pracowaliśmy zdalnie i taka praca się sprawdziła. Jednak biuro zapewnia nam wszystkim lepszą komunikację i narzędzia pracy, dlatego została podjęta decyzja o powrocie. Powiedzcie, w jakie dni chcielibyście pracować z biura, a kiedy z domu?

Jeśli interesuje Cię ten temat i chciałbyś rozwinąć swoją wiedzę zapraszam do wysłuchania mojego podcastu! Znajdziesz mnie na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts. Z podcastu dowiesz się jeszcze więcej o tym, jak komunikować zmianę oraz usłyszysz przykłady rozmów z pracownikami.