Komunikowanie i wdrażanie decyzji, z którymi się nie zgadzamy, to trudna sytuacja dla menedżera, ale niestety nie da się jej całkowicie uniknąć. Jak sobie radzić w takim momencie?
Rola menedżera w organizacji
Lider, menedżer, dyrektor - każde z tych stanowisk spełnia pewną rolę, czyli ma przypisany zestaw praw i obowiązków, zakazy i nakazy. I każda z tych osób ma inny margines swobody, dlatego nie może całkiem odciąć się od trudnych decyzji. Nawet jeśli się z tą decyzją nie zgadzamy, to jednak zgadzamy się na rolę menedżera.
Menedżer posiada trzy rodzaje odpowiedzialności, które musi łączyć w codziennej pracy: odpowiedzialność wobec firmy, wobec zespołu i wobec samego siebie, czyli własnych wizji, kompetencji. Kiedy jedna odpowiedzialność zaczyna wykluczać się z drugą, przed menedżerem stoją trudne decyzje. Z jednej strony bowiem jest odpowiedzialny za wdrażanie rozwiązań i komunikowanie ich w zespole, z drugiej, może czuć opór przed wdrożeniem rozwiązania, pod którym by się nie podpisał.
Jednak menedżer przede wszystkim reprezentuje organizację, podejmując się swojej, roli zobowiązał się do tego. Ma też zobowiązania wobec zespołu. Odcinając się od złej, jego zdaniem, decyzji, stawia on zespół w trudnej sytuacji - musi bowiem zakomunikować swoim pracownikom, że firma działa źle, a ich nowe obowiązki czy procedury nie mają sensu. Nie wpłynie to dobrze na efektywność i morale, spowoduje natychmiastowy spadek zaangażowania, a następnie efekt samospełniającej się przepowiedni, że zmiana się nie uda.
Jak komunikować trudne decyzje?
Co powinien zrobić menedżer, kiedy musi przekazać zespołowi decyzję, z którą sam się nie zgadza?
- Przeanalizować decyzję/zmianę, wypisać wszystkie wątpliwości z nią związane. Pozwala to odróżnić reakcję emocjonalną od realnych zagrożeń.
- Przemyśleć, w jaki sposób można ułatwić sobie wdrożenie trudnych decyzji, jak można radzić sobie z potencjalnymi zagrożeniami
- W miarę możliwości przygotować własne rozwiązania, które pomogą znaleźć kompromis i pokazać, że menedżer bierze odpowiedzialność za organizację
- Porozmawiać o swoich wątpliwościach z przełożonym
Dodatkowe rozwiązanie w komunikowaniu trudnych decyzji
Jest jeszcze jedna metoda, którą można wdrożyć w takiej sytuacji. Należy wyobrazić sobie, że jest odwrotnie - że jest to dla nas dobra decyzja i przyjmujemy ją z entuzjazmem. Po co?
Ponieważ w taki sposób można zmienić perspektywę, przyjrzeć się drugiej stronie medalu. Gdyby ta decyzja jednak się nam spodobała, to dlaczego? W jaki sposób zakomunikowalibyśmy ją wtedy pracownikom? Jak wdrożylibyśmy tę aktualnie trudną decyzję, gdyby nam jednak odpowiadała?
W tym miejscu należy przypomnieć informację z pierwszego akapitu - menedżer ma obowiązki wobec swojego zespołu. Przekazanie mu decyzji z góry należy do jego obowiązków, tak samo jak dbanie o efektywność i zaangażowanie pracowników. Dlatego decyzję powinien przekazać bez negatywnych emocji.
Wprowadzanie zmian w życie - pierwszy krok
Już od samego początku należy wdrażać nową decyzję w życie tak, by budować zaangażowanie zespołu. Ludzki mózg działa tak, że szuka sensu w tym, w co włożył już wysiłek. Dlatego menedżer nie może zacząć od krytykowania tego, co nastąpi.
Menedżer musi przekładać działanie nad bezczynność, dlatego sam początek wdrażania zmian jest bardzo ważny. Nawet jeśli wciąż nie popiera decyzji, nie może budować w organizacji zespołu z hierarchią wartości niespójną z wartościami firmy. Jeśli wątpliwości wynikają z przekonań moralnych, nie tylko biznesowych, może to oznaczać, że menedżerowi i decydentom jest po prostu ze sobą nie po drodze.
Po więcej informacji na temat tego, jak komunikować trudne decyzje, jak je wdrażać, zapraszam do najnowszego odcinka podcastu Szkoła Menedżerów na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
Znajdziesz tam również liczne przykłady trudnych sytuacji, zarówno z mojego życia zawodowego, jak i prywatnego.
