Zwolnienie pracownika budzi emocje u obu stron i obie strony stawia w niekomfortowej sytuacji. Jednak menedżer powinien myśleć wtedy jasno i wziąć na siebie odpowiedzialność za tę rozmowę. Jak ją przeprowadzić? Jak zwolnić pracownika w sposób partnerski, ludzki? Jakie emocjonalne reakcje mogą się pojawić i dlaczego, czym się kierować podczas rozmowy i jak powinno przebiegać takie spotkanie? Dzisiaj opowiem o nieprzyjemnym ale nieodłącznym elemencie pracy menedżera - o tym, jak zwolnić pracownika.
Dlaczego to takie trudne?
Zwolnienie z pracy to jedno z najbardziej traumatycznych przeżyć, które porównać można do rozwodu. Zwolniony pracownik czuje odrzucenie, wykluczenie, niedocenienie. Dostaje informację: nie jesteś potrzebny, jesteś niewystarczający. Do tego zostaje zerwana ważna relacja. Ludzie w pracy spędzają razem dużo czasu, nawiązują relacje, więzi, które nagle zostają zerwane w zasadzie w trybie natychmiastowym - człowiek dostaje komunikat: przestajesz być jednym z nas. I oczywiście najważniejsze, kwestia materialna - zwolnienie to brak środków do życia, zachwianie poczucia bezpieczeństwa, wymuszona zmiana planów.
Przełożony również nie czuje się dobrze, nawet jeśli zwolnienie wynika z winy pracownika. Nie da się nic nie czuć podczas zwolnienia, nie da się wyłączyć emocji i współczucia. Dlatego ważny jest prawidłowy przebieg rozmowy i zachowanie konkretnego jej schematu, który pozwoli, by zwolnieniu pracownika towarzyszyło poczucie wsparcia i zrozumienia.
Emocje z obydwu stron
Istnieje pewien standard prowadzenia rozmowy, podczas której następuje zwolnienie pracownika, ale niestety, nie wszyscy się go trzymają. Często lider chce chronić własne emocje, chce szybko mieć rozmowę za sobą. Przekazuje informację szybko, nie patrząc w oczy zwalnianego pracownika, wymienia ogólne powody rozwiązania umowy o pracę
Tymczasem dobra praktyka wymaga odwrotnego postępowania. Nie można zamknąć się na rozmowę. Trzeba mówić wolno, patrzeć w oczy, czasem milczeć, być przy pracowniku, dawać mu wsparcie. To trudne, ale w ten sposób okazujesz szacunek, wyjaśniasz przyczyn podjętej decyzji, a zwalniany pracownik nie czuje się lekceważony, ponieważ jego emocje także są brane pod uwagę.
Jak zwolnić pracownika? 5 etapów rozmowy
Zwolnienie pracownika będzie przebiegać spokojniej i profesjonalnie, jeśli podczas rozmowy zachowasz następujące etapy.
- Przygotuj grunt. Pierwsza reakcja pracownika to opór i nagłe obniżenie nastroju. Emocje, szok, gniew. Żeby złagodzić reakcję, warto zacząć od słów że rozmowa będzie trudna i mamy trudną decyzję do zakomunikowania. Odsłoń własne emocje, nazwij je. To pomoże Ci nad nimi zapanować i pokaże, że dla Ciebie to też nie jest łatwe.
Przykład: Ciężko mi, bo mam do przekazania trudną wiadomość. - Przekaż informację wprost. Uzasadnij, jaka jest przyczyna zwolnienia i poinformuj o swojej decyzji. Niech to będą 1-2 argumenty. Mnożenie argumentów obniża wiarygodność i brzmi jak szukanie wymówek.
Przykład: W odpowiedzi na kryzys likwidujemy twoje stanowisko. - Obroń swoje stanowisko. Po informacji o zwolnieniu pracownika mogą pojawić się ataki i pretensje. Nie wchodź w dyskusję, tylko metodą zdartej płyty (miękkiej albo twardej) wyjaśniaj, dlaczego postanawiasz rozwiązać umowę.
- Uzgodnij warunki rozstania. Rozwiązanie umowy wiąże się z zachowaniem interesów obydwu stron. Dla pracodawcy będzie to sprawne przekazanie obowiązków innej osobie, dla pracownika zachowanie okresu wypowiedzenia, odprawa, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy czy możliwość pozostawienia dziecka w firmowym przedszkolu. Ten etap można zawiesić w czasie i wrócić do niego, kiedy emocje opadną.
- Dopełnienie strony formalnej, czyli podpisanie wypowiedzenia przez pracownika, konieczne do rozwiązania umowy.
Podsumowanie
Jeśli chcesz zwolnić pracownika, pamiętaj o podstawach. Przygotuj się do rozmowy, odsłoń własne emocje. Mów wprost, dlaczego została podjęta taka, a nie inna decyzja. Nie mnóż argumentów, wybierz góra dwa najważniejsze. Na koniec, pamiętaj o formalnościach i zachowaniu formy pisemnej wypowiedzenia.
Jeśli chcesz rozwinąć swoją wiedzę na ten temat, jeśli czeka Cię zwolnienie pracownika, zapraszam do wysłuchania mojego podcastu na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
Materiały Dodatkowe
Model rozmowy z efektem Spence’a
Materiały dodatkowe do tego odcinka zawierają zobrazowany model rozmowy z pracownikiem z uwzględnieniem tzw. efektu Spence'a. Znając go będziesz mógł dobrze przygotować się do każdego etapu tej niezwykle trudnej dla obydwu stron rozmowy.
