Nie każdy lider jest przełożonym zespołu, którym kieruje. Jest to zjawisko dość częste, dlatego dziś na tapecie przywództwo wpływu - czyli jak przewodzić innym nie mając do tego formalnych narzędzi.
Zarządzanie zespołami projektowymi
Najczęściej brak władzy formalnej lidera łączy się z jego stanowiskiem lidera grupy projektowej. Taka osoba ma poprowadzić zespół przez projekt i czuwać nad jego prawidłowym wykonaniem, nie ma jednak żadnych formalnych środków egzekwowania swoich poleceń. Ale brak formalnej władzy to nie wszystko. Problemami w takiej sytuacji są też cztery inne wyzwania:
- Wieloprojektowość, trudność z wyznaczeniem priorytetów
- Motywacja - skoro pracownik pracuje przy kilku projektach, trudniej jest go zmotywować do jednego z nich
- Komunikacja - zespoły projektowe są często rozproszone, więc trudniej zarządzać przepływem informacji, trudniej budować relacje
- Zaburzenie hierarchii - w sytuacji, w której lider projektu zajmuje w organizacji niższe stanowisko niż członkowie jego zespołu
Wyzwanie - rozwiązanie
Z każdym wyżej wymienionym wyzwaniem można sobie poradzić w następujący sposób:
- Brak władzy formalnej - autorytet. Samo stanowisko formalne to najmniejszy poziom budowania autorytetu. Nie musisz być formalnie menedżerem, żeby ludzie chcieli za Tobą podążać. W takim wypadku liczą się Twoje poprzednie sukcesy, to, czy ludzie mogą się przy Tobie rozwijać, czy zaspokajasz ich potrzeby, pokazujesz im sens ich pracy?
- Wieloprojektowość i motywowanie - kontraktowanie. Nie masz możliwości rozwijać u zespołu motywacji zewnętrznej np. premią, ale możesz korzystać z innych narzędzi perswazji np. kontraktu psychologicznego.
- Komunikacja - zaplanowanie przepływu informacji na samym początku + regularne spotkania. Spotkania zarówno grupowe, weryfikowanie kamieni milowych, podsumowania działań, ale także spotkania one-to-one, które służą budowaniu relacji z poszczególnymi członkami zespołu.
- Zaburzenie hierarchii - jeśli jesteś liderem zespołu projektowego, w którym znajdują się osoby wyżej usytuowane w hierarchii, należy na samym początku ustalić zasady współpracy. W takim przypadku feedbacki powinny odbywać się w górę lub na zasadzie peer-to-peer.
Budowanie zespołu projektowego
Żeby zbudować efektywnie działający zespół projektowy, należy spełnić 5 warunków:
- Cel
- Członkowie zespołu, których kompetencje zawodowe i interpersonalne wzajemnie się uzupełniają
- Sposób pracy akceptowalny dla wszystkich, ustalony na samym początku
Zobowiązanie się każdego członka zespołu do wykonania konkretnej pracy i zakontraktowanie go z liderem - Ownership - każdy z członków zespołu powinien czuć się odpowiedzialny za projekt, a nie tylko za swoją część.
Dwa pierwsze warunki nie są zależne od lidera. Cel wyznacza organizacja, podobnie jak członków zespołu projektowego. Za to kolejne trzy już są dla lidera polem do działań:
Efektywność zespołu w dużej mierze zależy więc od lidera. Od czego powinieneś zacząć?
Stwórz listę osób interesaruszy, włączając w nią osoby, które mogą projektowi zaszkodzić.
Dopasuj sposób zarządzania do nastawienia interesariuszy. Nie trać czasu na przekonywanie osób mających niewielki wpływ na projekt i jednocześnie negatywnie nastawionych, ale od początku zdefiniuj obawy i potencjalne problemy wśród osób negatywnie nastawionych ale mających duży wpływ na pracę zespołu.
Ustal z menedżerami liniowymi, ile czasu ich pracowników potrzebujesz do realizacji swojego projektu.
Jeśli chcesz zagłębić się we wszystkie omówione w artykule punkty, koniecznie posłuchaj 123. odcinka Szkoły Menedżerów na Spotify oraz Apple Podcasts!
