Ponad połowa menedżerów twierdzi, że przez spotkania właściwie nie są w stanie realizować swoich zadań. 75% menedżerów narzeka na nieproduktywność i bezsensowność zebrań, czyli właściwie na stratę czasu. A jednak nic się nie zmienia. Dzisiaj więc o tym, czym jest efektywne spotkanie - kiedy ma sens, kiedy nie, kiedy je zwołać, a kiedy dać sobie spokój.

Spotkania zespołowe

Regularne spotkania zespołu to podstawa działań w organizacji.

Istnieją cztery rodzaje spotkań zespołowych, które powinny odbywać się cyklicznie:

  1. Spotkania daily organizowane codziennie - nie mogą one trwać dłużej niż 15 minut.
  2. Spotkania weekly, czyli cotygodniowe - mogą trwać 1 - 1,5 h.
  3. Spotkania menedżerów, minimum raz w miesiącu, powinny skupiać się na najważniejszych problemach.
  4. Raz na kwartał i raz na rok powinny być zwoływane spotkania strategiczne - najlepiej by takie spotkanie odbywało się poza biurem.

Dzisiaj skupimy się na dwóch pierwszych.

Krótkie i efektywne spotkanie codzienne

Zakres spotkania daily opiera się na 3 punktach i ma ściśle określone ramy czasowe.

  1. Co słychać ogólnie u uczestników spotkania? Każdy ma 30 sekund, żeby powiedzieć, co będzie dziś robić - ta część powinna trwać góra 5 minut.
  2. Dzienne wskaźniki efektywności określone przez firmę - kolejne 5 minut
  3. Określenie gdzie jesteśmy jako zespół i jakie mamy problemy oraz wyzwania - ostatnie, ale za to kluczowe 5 minut. Tu także każdy powinien wypowiedzieć się przez maksymalnie 30 sekund.

Jak wzmocnić efektywność spotkania?

Żeby prowadzić efektywne spotkanie, musisz zadbać o to, by wszyscy uczestnicy spotkania byli do niego przygotowani. Jeśli ktoś kilka dni z rzędu milczy, nie ma żadnych problemów, to prawdopodobnie się nie przygotował.

Dodatkowe punkty, które zagwarantują efektywne spotkanie to np. nieoczywista godzina. Na 9:00 można się spóźnić, ale zrób spotkanie o 9:12 i będzie trudniej - oczywiście pod względem mentalnym.

Kolejną istotną sprawą jest zaczynanie na czas i kończenie na czas - to mobilizuje uczestników. Prowadzenie spotkań codziennych nie musi być domeną lidera. Można wyznaczyć do tego jednego z uczestników spotkania, zorganizowanego i asertywnego.

Temat spotkania tygodniowego

Jeśli codziennie rozmawiamy o problemach i wyzwaniach, to jaki powinien być cel spotkania tygodniowego? Otóż w trakcie spotkania weekly ważnym tematem powinny być obawy i problemy często zgłaszane na spotkaniach codziennych.

Efektywne spotkania weekly powinny trwać 30-60 minut i skupiać się na faktycznym rozwiązaniu problemów i wyzwań. W trakcie spotkania należy się skoncentrować na 1-2 tematach, które często pojawiają się na daily. Konkretny zakres spotkania powinien ustalić lider, ale uczestnicy też mogą zgłaszać tematy, o których ich zdaniem warto porozmawiać. W ten sposób można rocznie omówić 50-100 ważnych spraw.

Efektywne spotkania tygodniowe krok po kroku

  1. Spotkania tygodniowe warto zacząć od tzw. dobrej nowiny. Co się udało, jakie macie sukcesy? Jakie priorytety? Ta część powinna trwać ok. 10 minut
  2. Kolejne 10 minut to opinie klientów i pracowników o firmie
  3. Rozmowa o celu spotkania - 1 lub 2 najważniejsze tematy

Zebrania "natłokowe"

Oprócz spotkań cyklicznych w każdej firmie zwoływane są spotkania w konkretnych sprawach, których nie da się tak ułożyć, jak spotkań cyklicznych. Co zrobić, żeby były to także efektywne spotkania i żeby nie ogarnęło nas poczucie straty czasu?

  1. Zastanów się, czy to spotkanie jest konieczne?
  2. Wykorzystaj alternatywne działania, jeśli to możliwe - np. mail
  3. Zorganizuj spotkanie, jeśli masz do przekazania informację krytyczną i jeśli potrzebujesz feedbacku
  4. Zorganizuj spotkanie, jeśli pracujecie hybrydowo albo zdalnie
  5. W agendzie określ cel spotkania, ogólnie unikaj spotkań informacyjnych

Efektywne spotkania online

Mnóstwo spotkań odbywa się dzisiaj online. Jak je zorganizować?

  1. Włączone kamery u wszystkich uczestników
  2. Brak slajdów i prezentacji, jeśli nie są absolutnie niezbędne
  3. Informacje powinny być przesłane wcześniej
  4. Unikanie spotkań hybrydowych
  5. Lider powinien pilnować przestrzeni do wypowiedzi każdego uczestnika

Jeśli chcecie wiedzieć więcej na temat spotkań zapraszam do wysłuchania 38. odcinka mojego podcastu, w którym opowiem, jak spotkania organizują m.in. Bezos i Musk. Usłyszycie mnie na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.

Materiały Dodatkowe

ROTI - czyli jak ocenić efektywność spotkania?

Materiały dodatkowe do tego odcinka zawierają po 3 pytania do każdego wymiaru ROTI (REQUIRED, OPTIMIZED, TIME BOUND, INFORMATION). Mogą być dla Ciebie drogowskazem w planowaniu efektywnych spotkań.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Chcesz tworzyć inspirujące i przekonujące prezentacje?

Kurs podstaw Storytellingu Danych to zestaw procesów, narzędzi i technik, dzięki którym podniesiesz jakość i skuteczność swoich prezentacji!

>