Ponad połowa menedżerów twierdzi, że przez spotkania właściwie nie są w stanie realizować swoich zadań. 75% menedżerów narzeka na nieproduktywność i bezsensowność zebrań, czyli właściwie na stratę czasu. A jednak nic się nie zmienia. Dzisiaj więc o tym, czym jest efektywne spotkanie - kiedy ma sens, kiedy nie, kiedy je zwołać, a kiedy dać sobie spokój.
Spotkania zespołowe
Regularne spotkania zespołu to podstawa działań w organizacji.
Istnieją cztery rodzaje spotkań zespołowych, które powinny odbywać się cyklicznie:
- Spotkania daily organizowane codziennie - nie mogą one trwać dłużej niż 15 minut.
- Spotkania weekly, czyli cotygodniowe - mogą trwać 1 - 1,5 h.
- Spotkania menedżerów, minimum raz w miesiącu, powinny skupiać się na najważniejszych problemach.
- Raz na kwartał i raz na rok powinny być zwoływane spotkania strategiczne - najlepiej by takie spotkanie odbywało się poza biurem.
Dzisiaj skupimy się na dwóch pierwszych.
Krótkie i efektywne spotkanie codzienne
Zakres spotkania daily opiera się na 3 punktach i ma ściśle określone ramy czasowe.
- Co słychać ogólnie u uczestników spotkania? Każdy ma 30 sekund, żeby powiedzieć, co będzie dziś robić - ta część powinna trwać góra 5 minut.
- Dzienne wskaźniki efektywności określone przez firmę - kolejne 5 minut
- Określenie gdzie jesteśmy jako zespół i jakie mamy problemy oraz wyzwania - ostatnie, ale za to kluczowe 5 minut. Tu także każdy powinien wypowiedzieć się przez maksymalnie 30 sekund.
Jak wzmocnić efektywność spotkania?
Żeby prowadzić efektywne spotkanie, musisz zadbać o to, by wszyscy uczestnicy spotkania byli do niego przygotowani. Jeśli ktoś kilka dni z rzędu milczy, nie ma żadnych problemów, to prawdopodobnie się nie przygotował.
Dodatkowe punkty, które zagwarantują efektywne spotkanie to np. nieoczywista godzina. Na 9:00 można się spóźnić, ale zrób spotkanie o 9:12 i będzie trudniej - oczywiście pod względem mentalnym.
Kolejną istotną sprawą jest zaczynanie na czas i kończenie na czas - to mobilizuje uczestników. Prowadzenie spotkań codziennych nie musi być domeną lidera. Można wyznaczyć do tego jednego z uczestników spotkania, zorganizowanego i asertywnego.
Temat spotkania tygodniowego
Jeśli codziennie rozmawiamy o problemach i wyzwaniach, to jaki powinien być cel spotkania tygodniowego? Otóż w trakcie spotkania weekly ważnym tematem powinny być obawy i problemy często zgłaszane na spotkaniach codziennych.
Efektywne spotkania weekly powinny trwać 30-60 minut i skupiać się na faktycznym rozwiązaniu problemów i wyzwań. W trakcie spotkania należy się skoncentrować na 1-2 tematach, które często pojawiają się na daily. Konkretny zakres spotkania powinien ustalić lider, ale uczestnicy też mogą zgłaszać tematy, o których ich zdaniem warto porozmawiać. W ten sposób można rocznie omówić 50-100 ważnych spraw.
Efektywne spotkania tygodniowe krok po kroku
- Spotkania tygodniowe warto zacząć od tzw. dobrej nowiny. Co się udało, jakie macie sukcesy? Jakie priorytety? Ta część powinna trwać ok. 10 minut
- Kolejne 10 minut to opinie klientów i pracowników o firmie
- Rozmowa o celu spotkania - 1 lub 2 najważniejsze tematy
Zebrania "natłokowe"
Oprócz spotkań cyklicznych w każdej firmie zwoływane są spotkania w konkretnych sprawach, których nie da się tak ułożyć, jak spotkań cyklicznych. Co zrobić, żeby były to także efektywne spotkania i żeby nie ogarnęło nas poczucie straty czasu?
- Zastanów się, czy to spotkanie jest konieczne?
- Wykorzystaj alternatywne działania, jeśli to możliwe - np. mail
- Zorganizuj spotkanie, jeśli masz do przekazania informację krytyczną i jeśli potrzebujesz feedbacku
- Zorganizuj spotkanie, jeśli pracujecie hybrydowo albo zdalnie
- W agendzie określ cel spotkania, ogólnie unikaj spotkań informacyjnych
Efektywne spotkania online
Mnóstwo spotkań odbywa się dzisiaj online. Jak je zorganizować?
- Włączone kamery u wszystkich uczestników
- Brak slajdów i prezentacji, jeśli nie są absolutnie niezbędne
- Informacje powinny być przesłane wcześniej
- Unikanie spotkań hybrydowych
- Lider powinien pilnować przestrzeni do wypowiedzi każdego uczestnika
Jeśli chcecie wiedzieć więcej na temat spotkań zapraszam do wysłuchania 38. odcinka mojego podcastu, w którym opowiem, jak spotkania organizują m.in. Bezos i Musk. Usłyszycie mnie na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcasts.
Materiały Dodatkowe
ROTI - czyli jak ocenić efektywność spotkania?
Materiały dodatkowe do tego odcinka zawierają po 3 pytania do każdego wymiaru ROTI (REQUIRED, OPTIMIZED, TIME BOUND, INFORMATION). Mogą być dla Ciebie drogowskazem w planowaniu efektywnych spotkań.