Codzienne zadania można zaliczyć do jednej z dwóch kategorii: pilne i ważne. Pilność związana jest z czasem, ważność zaś z reaktywnością. Pilne musimy zrobić szybko, ważne musimy wykonać ze względu na rezultaty, które są istotne. Dzisiaj o tym, jak oddzielić jedne od drugich i jak na tej podstawie wyznaczyć sobie priorytety.
Rzeczy ważne, rzeczy pilne
Żyjąc w natłoku obowiązków, pędzie, masie zadań “na wczoraj” łatwo pomylić zadania ważne z pilnymi. Pilne to te, w których goni nas czas, często związane z różnego rodzaju kryzysami, to rzeczy, którymi trzeba zająć się natychmiast. Ważne to te, które często odwlekamy, ale mają one wpływ na komfort pracy, na nasz rozwój, zadowolenie, doświadczenie. Zadania pilne sprawiają, że jesteśmy reaktywni wobec rzeczywistości, zaś zadania ważne czynią nas proaktywnymi.
Prawidłowe uszeregowanie i priorytetyzowanie zadań pozwala odzyskać kontrolę, uniknąć wypalenia i poczucia, że pracujemy dużo, ale nieefektywnie. Z pomocą przychodzi generał Eisenhower i tzw. Matryca Eisenhowera, mająca postać 4 ćwiartek.
Ćwiartka I - rzeczy ważne i pilne
W pierwszej ćwiartce znajdują się zadania o dużej wadze, wymagające działania natychmiast. Mogą to być sprawy nagłe np. niezadowolony klient, zepsuty sprzęt niezbędny do pracy, mogą to być sprawy zaplanowane, ale odwlekane na tyle długo, że stały się pilne. Pierwsza ćwiartka to zadania, które trzeba wykonać natychmiast, ponieważ ich zaniedbanie powoduje duże problemy.
Ćwiartka II - rzeczy ważne i niepilne
Druga ćwiartka to sedno sprawnego zarządzania swoimi zadaniami. To miejsce na dalekosiężne plany, np. dodatkowe szkolenia, to miejsce na przewidywanie problemów i zapobieganie im. Im więcej czasu poświęcamy zadaniom z tej ćwiartki, tym bardziej jesteśmy proaktywni i sprawczy. Ta ćwiartka nie zmusza nas do działania, ale uczy nas racjonalnie planować i zapobiegać przechodzeniu zadań do ćwiartki pierwszej, w której pracujemy pod presją czasu.
Ćwiartka III - rzeczy nieważne i pilne
Ta ćwiartka często wprowadza nas w błąd. Często myli się ludziom z ćwiartką pierwszą, ponieważ jeśli znajdują się w niej rzeczy ważne, są one ważne dla innych, a nie dla nas. Można do niej zaliczyć nieważne dla nas telefony, spotkania, wizyty, wszelkie czynności, które z pozoru są ważne, powodują wokoło chaos.
Ćwiartka IV - rzeczy nieważne i niepilne
Ostatnia ćwiartka to pożeracze czasu - rzeczy, których nie musimy wykonywać natychmiast, rzeczy, które nie przybliżają nas do celu. To przeciąganie spotkań, biurowe plotki, niepotrzebne maile. Często uciekamy do tych czynności, żeby na chwilę odpocząć, łatwo mogą one jednak doprowadzić nas do frustracji.
Eisenhower powiedział, że rzeczy ważne rzadko są pilne, a rzeczy pilne rzadko są ważne. Zapraszam Spotify oraz Apple Podcasts, gdzie czeka już na Was nowy odcinek Szkoły Menedżerów, a w nim dokładne omówienie tematu.
Materiały Dodatkowe
Kwestionariusz typów ranno-wieczornych
Materiały dodatkowe do tego odcinka zawierają kwestionariusz, który pomoże Ci rozpoznać, w których porach dnia Twoja efektywność i sprawczość jest najwyższa, a kiedy spada.
