Jak pokonać powracające problemy?

Powracające problemy to codzienność wielu menedżerów. Pożar za pożarem, kolejny pracownik się zwolnił i kolejna rekrutacja, która wybija z rytmu pracę zespołu, kolejny dołek finansowy. W takich sytuacjach łatwo o poczucie bezsilności i poddanie się losowi. Dlatego dziś kilka słów o archetypach i myśleniu systemowym, które pomaga w zauważeniu, zrozumieniu i naprawieniu problemów u samego źródła.

Archetyp 1 - Szkodliwe lekarstwo

Pierwszy schemat systemowy odznacza się tym, że cyklicznie musimy wdrażać ten sam środek zaradczy, tylko w sposób coraz bardziej intensywny.

Najczęściej wybierane są środki pomagające doraźnie, pomagające na objawy, nie na przyczyny. Trochę jak ze środkiem przeciwbólowym, kiedy rozwija się choroba. Tabletka pomoże na ból, ale z czasem trzeba zwiększać dawki, a źródło problemu nie znika. W przypadku takiego tuszowania problemów najczęściej jesteśmy świadomi tego, że nie docieramy do sedna, jednak boimy się stanąć otwarcie naprzeciwko problemu, chociaż wiemy, że będzie się on pogłębiał.

Na przykład: spada liczba zleceń, spada rentowność, więc podejmujemy decyzję o szukaniu oszczędności. Zwalniamy pracowników, zmieniamy opakowania, wydłużamy czas dostawy produktu. Jednym słowem, spada jakość naszych usług, co powoduje dalszy odpływ klientów. Zachodzą więc 2 procesy: minimalizowanie symptomów oraz rosnące negatywne skutki wdrażania działań zaradczych.

W tym archetypie do rozwiązania problemu potrzebne jest szybkie wdrożenie odpowiednio dostosowanych do problemu rozwiązań.

Schemat 2 - Przerzucanie brzemienia

Schemat drugi jest nieco bardziej skomplikowany i opiera się na 3 symptomach. 

Po pierwsze: Jest problem, który narasta, a wraz z nim rośnie poczucie bezsilności u menedżera i całego zespołu. Początki tego schematu przypominają początki poprzedniego - zaczyna się od interwencji mającej na celu usunięcie symptomów, które jednak narastają zamiast ustępować. 

Po drugie: Tak potraktowany problem pogłębia się, ponieważ nikt nie dociera do jego źródła, a jedynie podejmowane są próby leczenia jego objawów.

Po trzecie: Pojawia się proces uzależnienia zespołu, czy pojedynczych pracowników, od podejmowania interwencji. Wpadają oni w pętlę przyczynowo-skutkową, chociaż źródło problemu leży gdzie indziej. 

Przerzucanie brzemienia często pojawia się wtedy, kiedy decydenci oczekują od pracowników szybkich rozwiązań i zadowalają się usuwaniem symptomów, ponieważ łatwiej dotrzeć do nich niż do źródła. A jak można do niego dotrzeć? Polecam metodę “5x dlaczego?”, polegającą na pięciokrotnym zadaniu sobie pytania “Dlaczego?”, które pozwoli po nitce do kłębka dotrzeć od symptomu do źródła. Ważne w jej stosowaniu jest to, by szukać przyczyn problemu, a nie winnych.

Archetyp 3 - Granice wzrostu

Ten archetyp nie jest związany bezpośrednio z problemem, ale może się pojawić, kiedy w organizacji chcemy wprowadzić zmiany, zminimalizować straty czy podjąć inne działania. Załóżmy, że spada poziom sprzedaży, więc dokładamy środki na marketing i obniżamy cenę. Sprzedaż zaczyna rosnąć, więc kontynuujemy działanie naprawcze - dalej utrzymujemy niską cenę i prowadzimy działania promocyjne. W efekcie sprzedaż tego produktu rośnie, ale spada sprzedaż pozostałych.

Schemat ten pojawia się często w sytuacji szybkiego wzrostu i zadowalających efektów, kiedy budżet przeznaczony na jedno działanie generuje lukę w budżecie przeznaczonym na inne działania. Wtedy trudno zabrać budżet z marketingu, który dobrze działa, więc obniża się koszty innym działom, np. obsłudze klienta, co po pewnym czasie zaczyna hamować sprzedaż ogólną.

Mam nadzieję, że pomogłam Ci dostrzec jak działają schematy powracających problemów. Tej tematyce poświęciłam 71. odcinek podcastu, który znajdziesz na Spotify, Apple Podcasts oraz Google Podcast. Znajdziesz tam wiele przykładów, które jeszcze lepiej zobrazują Ci funkcjonowanie omawianych archetypów.